Kanske är svaret, "för att det är enklast" eller så är det, som så ofta annars, att man har alltid gjort på ett visst sätt. Men när produkter och tjänster nu faktiskt är identiska går det inte längre att berätta och lyssna. Fler dimensioner måste in för att skapa lojalitet, nyfikenhet och unika fördelar. Smaka, se, känn och lukta. Starka sinnen som vi minns mycket bättre än det som någon berättar för oss.

Konferensanläggningar erbjuder i princip samma saker. En lokal, god mat, aktiviteter och den teknik som förväntas finns. Vad är det då som gör att gästerna väljer en anläggning och varför låter vi dem inte få nya saker att ta med i sitt val?

Mötet är det viktigaste vi har när vi vill skapa förändring och nya mönster. För att kunna skapa förändringar och nya mönster måste man vara engagerad, alert och förstå budskapet. Förutsättningarna för det ska lyckas är att mötet man ska ha förbereds. Alla möten måste förberedas, ska man träffa en kund på sitt hemmakontor, leverantörer på en konferens, möta besökare på en mässa eller kanske ett möte med en nyanställd.

Inför varje möte måste man fundera på hur ens varumärke ska presenteras, både företagets och ditt eget. Hur kan man kommunicera varumärket till alla sinnen? Hur gör man för att de som sitter på mötet ska fokusera och lägga all sin kraft i uppgiften, fatta kloka beslut eller gå därifrån med rätt känsla? Ett par tips på vägen:

• Försök att fokusera på en sak och se till att den förmedlas till alla sinnen.
• Låt varumärket vara det centrala genom hela mötet och låt mötesdeltagarna uppleva det.
• Aktivera mötesdeltagarna, inte nödvändigtvis med aktivitetsblock under dagen, snarare små saker ofta vilket gör att mötet blir upplevelsen. Det gör att vi blir alertare och att vi känner oss delaktiga.
• Döp mötet utifrån det resultat som förväntats av mötet, inte utifrån funktionen. Deltagarna kan då på ett annat sätt förbereda sig mentalt och fokus läggs på resultatet.

Vid möten på konferensanläggningar måste anläggningen bli duktigare på att hjälpa gästerna med den här typen av saker. Alla anläggningar kanske inte behöver ha mötesdesigners eller en facilitator på plats hela tiden men ett minimum är att de vet var man kan få tag på det och när se när gästerna behöver hjälpen. Både beställaren och anläggningen måste bli duktigare på att planera mötet, beställaren på att kräva kunskap från anläggningen och gästerna på att berätta om vad mötet ska resultera i.

Den som blir duktigast på att ha möte och bäst lyckas förmedla sitt budskap kommer att vinna!

Johan Johansson, creative director och mötesdesigner FutureLab.